1.5  Finanz- und Rechnungswesen


Das Finanz- und Rechnungswesen der GIBM ist eingegliedert in die kantonale Rechnungslegung und untersteht den kantonalen Vorgaben der Finanz- und Kirchendirektion, den Direktionsvorgaben der Bildungs-, Kultur- und Sportdirektion und dem Amt für Berufsbildung und Berufsberatung.

 

Budget

Der Budgetprozess wird von den vorgesetzten Stellen initiiert und terminiert. Die Abteilungen der GIBM reichen ihren Bedarf für das kommende Jahr dem Schulverwalter ein, welcher das Gesamtbudget der Schule erstellt und zu Handen des AfBB einreicht.

Die Freigabe erfolgt durch den Landrat in der Regel im Dezember des laufenden Jahres.

Die Budgetvergabe an die Abteilungen erfolgt in Anschluss daran.

 

Budget- und Rechnungskontrolle

 

Die Kontrolle der laufenden Ausgaben erfolgt mittels Quartalsabschluss, Hochrechnung auf das Jahr und entsprechende Plausibilisierung. Die Quartalsabschlüsse werden an das ZRW rapportiert.

 

Beschaffung von Material und Dienstleistungen

 

folgt

 

Kreditoren P1.5-01

 

 

Kreditorenrechnungen unterliegen den Kreditorenworkflow (KWF) und müssen zwecks zentralem Scanning unter Angabe eines Zuweisungsschlüssels an folgende Adresse gesendet werden:

Bildungs-, Kultur- und Sportdirektion, Zentrales Rechnungswesen, Rheinstrasse 31, 4410 Liestal.

Die GIBM erhält die Rechnungen elektronisch zur weiteren Verarbeitung.

Die Dokumentation der Kontrolle der Rechnungen erfolgt mittels Formular Rechnungskontrolle F1.5-04

Rechnungen von Mitarbeitenden, welche nicht über die Spesen abgerechnet werden, können mittels Formular „Rechnung Mitarbeitende“ F1.5-05 an die BKSD eingereicht werden.

 

Debitoren P1.5-02

 

Die Debitoren werden als Offen-Posten Buchhaltung geführt. Debitorenrechnungen werden mittels Wordvorlage „Rechnungsvorlage Debitoren“ F1.5-07 oder aus der Schulverwaltungssoftware erstellt. Die Weiterbildung führt für ihre Debitoren eine Nebenbuchhaltung und liefert zum Jahresabschluss eine Offen-Posten-Liste.

 

Spesen

Die Erstattung von Spesen regelt die Verordnung über den Auslagenersatz SGS 153.15 und das Spesenreglement der GIBM D1.5-01.

Grundsätzlich sind Spesen bewilligungspflichtig. Die Bewilligung ist einzuholen bevor die Auslagen getätigt werden mittels Formular Spesenvereinbarung F1.5-03.

Die Abrechnung erfolgt über die Formulare Reisespesen F1.5-01 und übrige Spesen F1.5-02 und ist über den Abteilungsleiter an das Sekretariat Rechnungswesen abzugeben.

 

Kasse

Die Kassen der GIBM sind für die Vergütung von kleineren Barauslagen / -einnahmen zu verwenden. Es gibt eine Hauptkasse am Hauptschulort Muttenz und eine am Ausbildungsort Pratteln.

Allfällige Nebenkassen rechnen mit der Hauptkasse ab.

Die Kassenführung richtet sich nach der BKSD-Fachweisung Nr. 01 Kassenführung

 

Inventar

Die Inventarisierung richtet sich nach der BKSD-Fachweisung Nr. 13 Entscheidhilfe Inventarisierung und der entsprechenden GIBM-Weisung D0.0-00. (in Überarbeitung)

Die vom Stab Informatik gelieferte Hardware wird an der GIBM nicht inventarisiert.

Die Bestände der Mediothek sind in der kantonalen Mediothekssoftware inventarisiert.

 

Entlastungen und Lektionenbuchhaltung

Der finanzrelevante Umgang mit Entlastungen und der Lektionenbuchhaltung ist im Kapitel 6 beschrieben.

 

Arbeitszeitkontrolle

Die Kontrolle der Arbeitszeit des Verwaltungspersonals erfolgt mittels Software mobilo.pro auf den kantonalen Intranet. Mitarbeitenden ohne Zugang zu diesem Netz erfassen mittels Excel-Zeiterfassungsbogen.

Die Verordnung 153.11 regelt die Détails.

 

Jahresabschluss

Der Jahresabschluss erfolgt nach den Richtlinien, welche jedes Jahr vom zuständigen Mandatsverantwortlichen verteilt und besprochen werden.

  • Dokument Bestätigung Jahresabschluss
  • Terminplan Jahresabschluss
  • Formulardownload