6.7  Daten und Dokumente


Anweisungsdokumentation (Prozesse, Regelwerk resp. Organisation)

Alle Prozesse sind korrekt und vollständig dargestellt: Das Handbuch und die weiteren Dokumente der Umschreibung der Schulorganisation der GIBM sind jederzeit und von jedem Ort aus im «SFO» einsehbar. Alle relevanten Formulare stehen auch in einer «Office» Datei zur direkten Nutzung oder als Formatvorlage zur Verfügung. Die Organisation wird kontinuierlich überarbeitet, die Nachvollziehbarkeit über die Funktion «Update» im SFO sichergestellt.

 

Folgende Nutzerkreise sind definiert:

Lernende Grundbildung

Lernende Berufsmaturität

Studierende hf-ict

Kursteilnehmer/-innen Weiterbildung

Lehrpersonen Berufskunde

Lehrpersonen Allgemeinbildung

Lehrpersonen Sport

Lehrpersonen BM

Dozent/-innen hf-ict

Kursleiter/-innen Weiterbildung

Verwaltungsangestellte

Schulleitung

Schulrat

 

Nachweisdokumentation (Akten)

Im Akten- und Archivplan D6.7-01 sind die für den Ablauf der Schule erforderlichen Akten mit Angabe des Ablageortes, der Ablagedauer und der Umschreibung gemäss unserer Organisation (Anweisungsdokumentation) festgehalten. Daten und Akten sollen jeweils nur so lange wie nötig aufbewahrt werden.

 

Ergänzende Ausführungen zur Archivierung sind direkt im entsprechenden SHB-Kapitel (Prozess) definiert (z.B.: ..................)

 

Alle Akten resp. deren elektronischer oder physischer Ordner ist gemäss H0.4  eindeutig, mit einem eindeutigen Verweis auf die ursprüngliche Prozess-Nummer bezeichnet.